Języki

  • Switch to English
  • Przełącz na polski

Rozmiar tekstu

  • Powiększ
  • Pomniejsz
  • Zwykły

Current Size: 100%

Styl strony

Obecny styl: Standardowe

Przechowywanie i przygotowanie akt do przekazania

Dokumentacja archiwalna kat. A i niearchiwalna kat. B 50, BE 25 i BE 50:

Akta spraw zakończonych przechowywane są w jednostce merytorycznej przez 2 lata.

W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z pracownikami Archiwum PB.

  1. Dokumentację przechowuje się w teczkach aktowych (bezkwasowych). Akta przechowywane w segregatorach lub skoroszytach należy przełożyć do teczki papierowej.
  2. Akta spraw zakończonych przechowuje się w teczkach aktowych założonych według symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt.
  3. Teczki aktowe spraw zakończonych powinny być opisane. Opis umieszczony na okładce teczki składa się z następujących elementów:
    1. pełnej nazwy jednostki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację – w części środkowej u góry,
    2. elementów znaku sprawy, tzn. oznaczenie jednostki organizacyjnej i symbolu kwalifikacyjnego z wykazu akt. W przypadku gdy zachodzi potrzeba wydzielenia spraw z danej klasy w wykazie akt w oddzielne zbiory, to dla danego numeru sprawy (kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw) stanowiącego podstawę wydzielenia grupy spraw, należy założyć oddzielny spis spraw. W zaistniałym przypadku znak sprawy przybiera następującą konstrukcję: oznaczenie jednostki organizacyjnej; symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; kolejny numer sprawy, pod którym wydzielono grupę spraw; kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego dla numeru sprawy, która stanowi podstawę wydzielenia i cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. Ponadto w takim przypadku na okładce teczki dodatkowo umieszcza się numer sprawy, który był podstawą wydzielenia grupy spraw. Niniejszy numer umieszcza się po lewej stronie pod nazwą jednostki organizacyjnej.
    3. kategorii archiwalnej, a w przypadku kat. B także okresu przechowywania dokumentacji – po prawej stronie w górnym rogu.
    4. tytułu teczki na środku składającego się z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji umieszczonej w teczce.
    5. rocznych dat skrajnych, na które składają się: rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma zamieszczonego w teczce pod tytułem teczki aktowej.
    6. numeru tomu po rocznymi datami skrajnymi w przypadku gdy akta spraw porządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku rozdzielono na kilka teczek.
  4. Do teczek powinny być dołączone spisy spraw umieszczone na początku każdej teczki aktowej.
  5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw. Tytuł teczki należy uzupełnić o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce.
  6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe). W przypadku takich teczek aktowych tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (np. imię i nazwisko dla akt osobowych).
  7. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy. W takim przypadku zamieszcza się pełny znak sprawy, a tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.
  8. Uwaga! Dokumentacja spraw zakończonych przekazywana do Archiwum Uczelnianego PB powinna być uporządkowana.
    1. Przez uporządkowanie dokumentacji archiwalnej kat. A i materiałów niearchiwalnych o kategorii wyższej niż B10 rozumie się:
      1. ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek w kolejności spisu spraw, a w obrębie spraw chronologicznie,
      2. usunięcie zbędnych kopii tych samych pism i wtórników,
      3. zamieszczenie w teczkach aktowych spisów spraw,
      4. usunięcie z akt części metalowych i wyjęcie dokumentacji z folii (spinacze, zszywki, koszulki, itp.),
      5. ponumerowanie stron dokumentacji archiwalnej kat. A miękkim ołówkiem nanosząc numer strony w prawym górnym rogu. Ogólną liczbę stron w teczce należy podać na wewnętrznej części tylnej okładki z zachowaniem formuły: „Niniejsza teczka zawiera…stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej dokumentację]”,
      6. opisać teczkę aktową zgodnie ze wskazówkami zamieszczonymi w pkt 3-7,
      7. teczki aktowe układa się w kolejności wynikającej z wykazu akt oddzielnie dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
    2. Przez uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej kat. B10 i niższej rozumie się:
      1. dołączenie do teczek aktowych spisów spraw,
      2. umieszczenie akt w teczkach wiązanych. Grubość teczki nie może przekroczyć 5 cm. W przypadku gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych. Teczki aktowe umieszcza się następnie w pudłach,
      3. opisać teczkę aktową zgodnie ze wskazówkami zamieszczonymi w pkt 3-7,
      4. teczki aktowe układa się w kolejności wynikającej z wykazu akt.
    3. W przypadku przygotowywania informatycznych nośników danych celem przekazania do Archiwum Uczelnianego PB, należy je trwale oznakować w sposób pozwalający na ich jednoznaczną identyfikację.