Języki

  • Switch to English
  • Przełącz na polski

Rozmiar tekstu

  • Powiększ
  • Pomniejsz
  • Zwykły

Current Size: 100%

Styl strony

Obecny styl: Standardowe

Przekazywanie akt do Archiwum Uczelnianego PB (proces)

§ 1
  1. Jednostki organizacyjne przekazują dokumentację do Archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Sporządzenie spisu należy do obowiązków pracownika wyznaczonego przez kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej akta.
  2. Spisy zdawczo-odbiorcze (załącznik nr 6) sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych (dokumentacji kategorii A) – w czterech egzemplarzach i dokumentacji niearchiwalnej (dokumentacji kategorii B) – w trzech egzemplarzach.
  3. Jednostki organizacyjne przechowują spisy akt przekazanych do Archiwum w osobnej teczce sklasyfikowanej zgodnie z wykazem akt, ale zakwalifikowanej do kategorii Bc. 
  4. W przypadku akt kategorii A pod jedną pozycją spisu zdawczo-odbiorczego ujmuje  się jedną jednostkę aktową (jedną teczkę).
  5. Jeżeli teczka aktowa zawierająca akta kategorii B dzieli się na tomy, dozwolone jest wpisanie jej pod jedną pozycją w spisie zdawczo-odbiorczym, określając liczbę tomów  w rubryce liczba tomów.
  6. Tytuły teczek lub tomów w spisach zdawczo-odbiorczych muszą się pokrywać z tytułami teczek aktowych.
  7. Teczki aktowe wpisuje się w spisie zdawczo-odbiorczym zgodnie z kolejnością symboli klasyfikacyjnych wykazu akt (np. teczka o symbolu 006 powinna poprzedzać w spisie zdawczo-odbiorczym teczki o symbolach 011, 0802, 1751 itd.).
  8. Spis zdawczo-odbiorczy powinien zostać podpisany przez pracownika, który przygotował spis, kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej akta, archiwistę przyjmującego dokumentację oraz zawierać datę przekazania spisu.

§ 2
  1. ​Do dokumentacji przekazywanej do Archiwum należy dołączyć ewidencję pomocniczą niepotrzebną w bieżącej pracy jednostki organizacyjnej, np. rejestry, kartoteki, ewidencje, skorowidze itp., a także pisemną informację o zmianach organizacyjnych, w przypadku ich nastąpienia w jednostce organizacyjnej w okresie, z którego pochodzą akta.
  2. Archiwum może odmówić przyjęcia akt, które przygotowano nieprawidłowo. O powodach nieprzyjęcia akt archiwista powiadamia kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej akta do Archiwum oraz kierownika jednostki organizacyjnej, której Archiwum podlega.